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¿Qué es un diagnóstico de comunicación interna y cuándo aplicarlo?

Por Carlos Wirth
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Desde hace ya mucho tiempo que uno de los principales el desafíos dentro de las empresas y organizaciones es optimizar la comunicación interna. Con esto nos referimos a mejorar los vínculos entre la empresa y sus integrantes, por un lado, y entre los mismos equipos de trabajo, por el otro. Y es que, cuando se mejoran esas relaciones, la performance de la compañía crece.

 

Con ese objetivo se creó esta herramienta, que permite tener una mejor gestión: un diagnóstico de comunicación interna. A través de este método se puede medir el grado de satisfacción de los colaboradores en relación con la información que reciben, así como también el funcionamiento de las acciones llevadas a cabo hasta el momento. La eficacia de esta práctica está comprobada y los resultados son un conocimiento pleno de lo que se debe repensar y un indicio de cómo mejorar la comunicación interna.

 

Ahora bien: ¿de qué se trata y cuándo conviene aplicarlo en tu organización?

De qué hablamos cuando hablamos de diagnóstico de comunicación

 

El diagnóstico de comunicación interna tiene como objetivo evaluar el funcionamiento de las comunicaciones internas dentro de la organización con el fin de trazar nuevas metas a corto, mediano y largo plazo. Se trata de un mensaje que la empresa hace llegar a todos sus integrantes: la intención es mostrar el interés de mejorar la circulación de la información. 

Ahora bien: ¿qué permite conocer, concretamente, un diagnóstico de comunicación?Motiva Comunicación Diagnóstico de comunicación interna

  • Qué acciones serán las más eficientes para crear y fortalecer un vínculo  entre la empresa y los empleados.

  • Cuáles son los temas y contenidos en los que debería concentrarse la planificación estratégica de la comunicación interna, con el fin de contribuir a alcanzar los objetivos organizacionales.

  • Cómo se sienten los empleados al respecto de la información que reciben por parte de la empresa.

 

 

La receta para un buen diagnóstico de comunicación

 

Para llegar a realizar un diagnóstico efectivo se ponen en juego las herramientas de comunicación interna y, para esto, hay algunos puntos que sirven de guía. La recolección de datos resulta clave. En este sentido, uno de los recursos más utilizados son las entrevistas en profundidad para conocer las historias personales. También se pueden llevar a la práctica grupos de debates sobre distintas temáticas en común en los cuales la interacción brindará mucha información valiosa.

 

Para quienes hagan estas interacciones existe una lista de acciones importantes que no pueden faltar:

  • Realizar la mayor cantidad de preguntas posibles.
  • Aportar datos de interés para estimular las repuestas.
  • Dialogar con empatía, sin estratos ni jerarquías.
  • Recabar la mayor cantidad de datos vinculados a comportamientos, expectativas y demás.
  • Involucrarse con el relato de quien comparte sus ideas y pensamientos.

La puesta en marcha del diagnóstico de comunicación requiere un equipo comprometido que lo lleve adelante. La base del conjunto de profesionales a quienes se le asignará este estudio está compuesta por un consultor senior, un consultor de cuentas, un ejecutivo de comunicación interna y un responsable de producción. Ahora bien: cada organización tiene sus propias características y dinámicas internas. Por esa razón será importante considerar que este grupo de trabajo inicial puede ser ampliado por otros expertos.

En esos casos, se tendrá en cuenta que otras necesidades de comunicación se requieren para las consultas y se solicitará los soportes necesarios.

Motiva Comunicación Diagnóstico de comunicación interna

Los especialistas encargados de la actividad realizarán encuestas de dos tipos: cuantitativas y cualitativas. Todos esos datos serán procesados de forma correcta, analizados e interpretados. Las conclusiones que se obtengan de toda esa información conformarán los resultados que se plasmarán en un informe final. Este documento es el cierre de una etapa y el fin llegará con una presentación en sociedad. La circulación de los logros obtenidos a través del diagnóstico de comunicación es el mejor cierre para obtener los resultados esperados.

 

El mejor momento para hacer un diagnóstico de comunicación interna

 

Muchas veces, los equipos encargados de la comunicación interna en las empresas perciben un problema y necesitan entender el origen para abordar una solución. Otras veces, ocurre un hecho puntual de importancia y peso, que impacta a una parte importante de la organización, que requiere de la intervención de profesionales, para determinar cuál es la mejor manera de proceder frente a este cambio.

 

Cualquier problema de performance, ya sea de toda la empresa o de un sub-grupo es un motivo para realizar un diagnóstico. También es habitual que se convoquen a profesionales de la comunicación interna previo, durante y después de realizar cambios organizaciones como reemplazos a nivel gerencial, reorganizaciones donde un alto porcentaje del personal debe rotar de posición, reducciones de personal, procesos de merge & acquisition, etc.

 

Mejorar la comunicación interna de una empresa es posible e implica un proceso que demanda del compromiso de los líderes y de la organización en su conjunto. En este punto –como en muchos otros–, medir para mejorar es la clave.

 

Sólo si se conoce el funcionamiento de la comunicación desde múltiples perspectivas será posible impulsar estrategias eficientes.

Motiva Comunicación Diagnóstico de comunicación interna

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Temas: Comunicación interna, diagnóstico de comunicación interna

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