Nuevas tecnologías en comunicación interna: ¿cuáles, cómo y por qué?

En los últimos años, a medida que la tecnología fue evolucionando, también lo han hecho las estrategias de comunicación interna. Lo que antes se transmitía a través de reuniones o folletos dio paso a correos electrónicos, newsletters y videollamadas.  

Sin embargo, durante 2020, el contexto de pandemia y las nuevas necesidades de las personas hicieron que la digitalización y la apuesta por las nuevas tecnologías se aceleraran y se convirtieran en aspectos prioritarios para una gestión exitosa de la comunicación interna.

¿Cómo y para qué adoptar nuevas tecnologías?

Del mismo modo en que la tecnología se integra cada vez más a nuestras vidas, los equipos de comunicación interna fueron incorporando nuevas herramientas como apps, newsletters, asistentes virtuales, inteligencia artificial y realidad virtual, para sortear los desafíos que aparecieron en los últimos meses. De hecho, esos nuevos retos no han hecho más que empoderar, como nunca, a los miembros de las organizaciones, que se apoyaron en las soluciones tecnológicas para ganar eficiencia.  

Y a la vez que potencian la productividad de los empleados, las nuevas tecnologías maximizan todos los procesos y operaciones de las empresas. De acuerdo con el informe KPMG 2020 CEO Outlook: COVID-19 Special Edition, el 77% de los CEO indican que ampliarán su "caja de herramientas digitales" para lograr una mayor comunicación y colaboración. Es este universo el que les permite a los líderes de las organizaciones mantener la cohesión interna y robustecer el compromiso del personal en tiempos de trabajo remoto y equipos dispersos. 

Herramientas digitales actuales

Si bien el avance en el uso de la inteligencia artificial y realidad virtual se produce a pasos agigantados, lo cierto es que hoy los equipos de comunicación interna también recurren a otras tecnologías más “cercanas” e igualmente valiosas. Nos referimos a diversos canales de comunicación que consiguen alinearse para satisfacer las demandas de información de los colaboradores.

Entre esos canales digitales están los alertas (que pueden incluir texto, video y/o animaciones), tickets para desplegar titulares y novedades, protectores y/o fondos de pantalla, señalización digital (que reemplaza a las antiguas carteleras), encuestas y cuestionarios digitales, así como newsletters y apps para empleados. También se utilizan cada vez más las plataformas de aprendizaje y los chats personalizados.

A su vez, cada una de esas soluciones consigue mayor efectividad de acuerdo con el propósito del mensaje: los alertas pueden ser utilizados para información de todo tipo, ya sea crítica, importante o tendiente a reforzar los lazos sociales dentro de la empresa, por ejemplo. En tanto, los fondos de pantalla, las encuestas y las aplicaciones son más eficaces a la hora de entregar mensajes que son relevantes pero no prioritarios y para contenidos útiles que maximizan el engagement.

Muchas veces, la comunicación interna falla cuando se utilizan herramientas unidimensionales para objetivos diversos de comunicación. Cuando los canales se usan en exceso y no son los adecuados para dar ese mensaje, la eficacia de la comunicación se compromete. Por eso, poseer distintas herramientas y darles el uso correcto es esencial para una buena gestión de la comunicación interna.

¿Cuáles son las herramientas de comunicación interna del futuro? 

• Inteligencia artificial: se trata de una de las mayores oportunidades, porque permite automatizar la comunicación interna para ganar eficacia, así como hiperpersonalizar los contenidos. Además, el análisis de los datos que provee brinda potentes insights sobre temas relevantes, como el nivel de compromiso de los empleados, sus inquietudes y problemáticas.
  

• Chatbots: cada vez más empresas de todo el mundo incorporan los bots para distintas funciones: desde mejorar los procesos sin fricciones puertas adentro hasta maximizar la experiencia de los clientes y empleados.  
  

Estos asistentes virtuales no sólo permiten sincronizar las tareas de las diversas áreas de una empresa, minimizar los tiempos de respuesta y mejorar todas las comunicaciones, sino que también ayudan a eficientizar al equipo de ventas y a optimizar los esfuerzos de marketing, entre otros beneficios.

Este nuevo canal digital posibilita, además, reducir costos, es fácil de implementar y personaliza el contacto diario con los colaboradores. Entre las ventajas de las nuevas tecnologías aplicadas a la comunicación interna se cuentan: 

• Maximizar la comunicación en tiempo real y de manera personalizada. 
• Mayor interconexión entre las personas y los equipos. 
• Ahorro de costos y reducción de tiempos en los procesos. 
• Mejores decisiones basadas en la información que brindan los datos. 
• Creación de plataformas internas más accesibles e intuitivas. 
• Mayor fidelización de los empleados. 
   

Así, aliadas en la transformación digital, estas herramientas ayudan a sumar valor a la comunicación interna, al tiempo que potencian el compromiso de los colaboradores y brindan agilidad al trabajo de cada día. En ese sentido, las nuevas tecnologías han llegado para quedarse e irán perfeccionándose también mediante el aporte y el feedback de cada empleado, para conseguir una mayor y mejor personalización. 

¿Cómo sumergir al área de comunicación interna en el proceso de transformación digital de tu empresa?

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