¿Cuáles son los principales desafíos de la comunicación interna?
- Muchas veces, los empleados desconocen el rumbo de la organización a la que pertenecen. No saben cuál es la estrategia de producto o de servicios. Eso puede deberse a múltiples factores que es preciso identificar.
- Es muy común que exista un desfasaje entre los acontecimientos dentro de una organización y su comunicación. Cuando la información llega con demora a los empleados, proliferan los canales informales de comunicación y aumenta la frustración.
- La inexistencia de comunicación estructurada o una comunicación deficiente entre las distintas áreas son escenarios comunes. Y, si se desconocen los objetivos de otros sectores, los procesos no fluyen ágilmente y generan ineficiencias.
- Puede existir una disconformidad de parte de los empleados hacia la comunicación interna: en general, suele ser vista como una “realidad a mejorar”.
A medida que las compañías crecen y empiezan a volverse más complejas, adoptan distintos formatos y canales para gestionar su comunicación interna . Ahora bien: ¿cuáles son?
Formatos y canales de comunicación interna
- Cara a cara: es el más efectivo para transmitir un mensaje sensible, que requiere cercanía. Es el más valorado por los empleados, ya sea una conversación directa con su supervisor, una reunión de equipo o de compañeros de trabajo. Además, como el emisor obtiene un feedback en vivo, permite confirmar el entendimiento y la comprensión. En este formato también se incluyen eventos o encuentros anuales que refuerzan el sentido de pertenencia de los colaboradores.
- Formato digital: es al que recurren los empleados cuando buscan información inmediata sobre su organización. Intranets, Newsletters, Redes Sociales y WhatsApp Corporativos, entre otras, ayudan a diseminar información y abrir espacios de diálogo, o a generar conversaciones que la organización quiere impulsar. Completan la lista los mails, blogs, cartelería digital, y plataformas más completas y de alto impacto como SnapComms.
- Formatos audiovisuales: el video es uno de los formatos más utilizados y de mayor adopción en organizaciones de todo tipo. Ayudan a potenciar la difusión de una idea o de un mensaje, y se pueden distribuir en todos los canales y plataformas digitales disponibles. El podcast corporativo, un formato en creciente auge, ayuda a difundir historias de manera oral, potenciando la cercanía con los colabradores. La reproducción de esos relatos, historias o información es asincrónica y se realizan a través de dispositivos mobile, cuando el colaborador lo decida.
- Formatos impresos: revistas y otros medios de distribución impresa son un clásico ya en la gestión de la comunicación interna. Se complementan con otras piezas como ploteos y banners para ambientaciones, que ayudan a activar una iniciativa, o un mensaje dentro de la organización. Los soportes impresos, tangibles y cercanos, además, permiten la relectura de la información y el desarrollo de contenidos complejos.
Aunque los formatos y canales internos típicamente son gestionados por el área o departamento de comunicación de una organización, ello es solo una parte de la comunicación interna: toda acción llevada a cabo por la compañía transmite un mensaje: todo comunica.
Comunicación interna y externa, dos aspectos inseparables
La gestión de la comunicación interna busca generar vínculos positivos, incrementar la satisfacción de los integrantes de toda organización, y así ayudar al logro de los objetivos de negocios. Cuando hablamos de vínculos positivos ello se traduce en colaboradores y en líderes más comprometidos. La comunicación interna bien gestionada se orienta a generar relaciones de confianza.
Generar contenidos e información de calidad es importante, así como también comunicar a través de los canales adecuados y atendiendo a las particularidades de cada audiencia o grupo de interlocutores. Ser creativos, detectar falencias y pensar en la mejor cadencia de los mensajes es parte de ello. Estos son algunos puntos que es importante revisar a la hora de pensar en cómo mejorar la comunicación interna.
Promover una comunicación que genera relaciones de confianza al interior de la organización, ayuda a amplificar la comunicación externa, es decir, aquella dirigida al “gran público”. Esto sucede porque contamos con colaboradores y líderes más comprometidos, mejor alineados con la estrategia de la organización.
Es posible concebir a la empresa como el centro de una red de conversaciones en la que no solo participan los empleados, sino también los clientes (actuales y potenciales), los proveedores, los competidores, etc. O sea, toda su cadena de valor. Y en esa red, cada persona es, al mismo tiempo, generador y destinatoario de una conversación o diálogo, un vehículo de esa comunicación.
Algunos objetivos clave de la gestión de la comunicación interna son:
- Generar vínculos de confianza entre los miembros de la organización.
- Informar y difundir valores y colaborar en la construcción de la cultura organizacional.
- Fomentar, organizar y mejorar el conocimiento entre diversas áreas.
- Conocer las percepciones de los empleados.
- Promover la participación interna.
En Motiva Comunicación proponemos un modelo de gestión de las comunicaciones internas en las organizaciones potenciado por la capacidad y los beneficios que la tecnología ofrece hoy.
Este nuevo modelo requiere de una planificación enfocada en los objetivos de nuestros clientes y en sus necesidades.
Desde nuestro enfoque, las herramientas de comunicación deben seguir, interpretar y traducir un lineamiento, una estrategia de comunicación definida, que contemple objetivos, metas y su medición.
